|
|
Case Bravida Bakgrund Bravida är Nordens främsta totalleverantör av tekniska installations- och servicetjänster. Företaget har 8000 anställda i Norge, Sverige och Danmark. Organisationen är decentraliserad med cirka 160 enheter i Skandinavien. Bravida verkar på en krympande marknad som är hårt konkurrensutsatt. Ett övergripande mål är att förbättra effektiviteten inom alla områden. För att effektivisera inköpsprocessen valdes inköpssystemet Symbrio. Problembild Innan Symbrio introducerades hanterades inköp via traditionella kanaler såsom telefon, fax, e-post och hämtlager. Det var tidskrävande för projektledarna att samla information om priser, leveranskapacitet etc från flera leverantörer. Förutom att inköpen hanterades manuellt var hela den administrativa processen, med ordererkännanden och leveransbekräftelser, helt pappersbaserad. Detta gällde även den interna attesteringsprocessen, vilket medförde ett omfattande flöde av dokument mellan personal och arbetsplatser. Mål Bravidas mål var att införa ett inköpssystem som skulle ta bort arbetsmoment som saknar värde i inköpsprocessen. Vidare skulle inköpssystemet ge projektledaren en god överblick av hela materialfunktionen och en helhetssyn över inköpshanteringen. Det skulle också vara ett stöd i beställningsförfarandet genom att "online" ge tillgång till priser och besked om leveranskapacitet, samt ge möjlighet att stämma av pris och antal på leverantörsfakturan mot den ursprungliga ordern och leveransen. Lösning Lösningen blev inköps- och fakturahanteringssystemet Symbrio, ett komplett inköpsverktyg framtaget speciellt för bygg- och installationsbranschen. Symbrio hanterar hela inköpsprocessen från artikelsökning och prisjämförelse till fakturering och attestering. Projektledaren skapar sina beställningar i inköpssystemet via en internetuppkoppling. Symbrio kommunicerar med leverantörer antingen via EDI eller via ett webbgränssnitt. Beställt material levereras nästa dag om inget annat bestäms. Beställningar som skapas utanför systemet, tex via telefon eller från hämtlager, läggs enkelt in i systemet av leverantörerna, vilket gör att all inköpsinformation samlas i systemet. Integration Symbrio är integrerbart med användarens övriga system som exempelvis affärs- kalkyl- och underhållssystem. Leverantörer med en EDI-koppling kan också integrera sina ordersystem med Symbrio. Då hanteras beställningarna automatiskt och därmed effektiviseras även leverantörens ordermottagning. En övervägande majoritet av alla inköp görs idag mot EDI-anslutna leverantörer. Implementering På Bravida har ett tiotal personer, från montörer till högsta ledningen för inköp, deltagit i förarbetet och implementeringsfasen. Projektet har drivits av inköpspersonal, inte av IT-personal, och hela tiden hållits inom de från början uppsatta ramarna. Förutom det tekniska arbetet har stor vikt lagts vid att få användarna delaktiga i processen. En prioriterad del har varit att ge projektledarna insikt om att Symbrio skapar förutsättningar för bättre affärer. Samtliga projektledare har deltagit i utbildningar under en till två dagar. Resultat för Bravida En övervägande majoritet av Bravida Sveriges totala transaktionsvolym går idag genom Symbrio. Omkring 1800 användare gör bruk av systemet dagligen. Hela inköpsprocessen från beställning till attestering sker "online". Detta har lett till stora interna effektiviseringar. Hela värdekedjan från leverantör till montör har effektiviserats vilket lett till lägre inköpspriser. Systemet är idag i drift i hela Skandinavien. Resultat för leverantörer Då Bravidas beställningar går direkt in i leverantörens affärssystem effektiviseras orderhanteringen för leverantören. Alla parter i värdekedjan tjänar på att resurser frigörs. Genom anslutning till Symbrio får leverantörerna dessutom en utmärkt möjlighet att exponera sig för hela Bravidas organisation. |