BRAVIDA OPERERER PÅ ET MARKED SOM ER SVÆRT KONKURRANSEUTSATT

Bakgrunn

Bravida er Nordens fremste totalleverandør av tekniske installasjons- og servicetjenester. Selskapet har 8000 ansatte i Norge, Sverige og Danmark. Organisasjonen er desentralisert med cirka 160 enheter i Skandinavia. Bravida er virksom i et marked som krymper og er preget av sterk konkurranse. Et overordnet mål er å forbedre effektiviteten på alle områder. Man valgte innkjøpssystemet Symbrio for å effektivisere innkjøpsprosessen.
 

problembildE

Før man introduserte Symbrio, ble innkjøpene håndtert via tradisjonelle kanaler som telefon, faks, e-post og hentelager. Det var tidkrevende for prosjektlederne å samle informasjon om priser, leveringskapasitet osv. fra leverandørene.
I tillegg til at innkjøpene ble håndtert manuelt, var hele den administrative prosessen med ordrebekreftelser og leveringsbekreftelser papirbasert. Dette gjaldt også den interne attesteringsprosessen, noe som førte til at det gikk en omfattende strøm av dokumenter mellom personalet og de forskjellige arbeidsplassene.
 

bravidas mål

Bravidas mål var å innføre et innkjøpssystem som skulle fjerne arbeidsfaser i innkjøpsprosessen som ikke skaper noen verdi. Videre skulle innkjøpssystemet gi prosjektlederne god oversikt over hele materialfunksjonen og et overblikk over innkjøpshåndteringen. Det skulle også være en støtte i bestillingsprosedyren ved å gi tilgang til priser og beskjeder om leveringskapasitet online og muliggjøre avstemming av pris og antall på leverandørfakturaen mot den opprinnelige ordren og leveransen.

Lars Korduner, Innkjøpssjef, Bravida

bravidas Løsning

Løsningen ble innkjøps- og fakturahåndteringssystemet Symbrio, et komplett innkjøpsverktøy utviklet spesielt for bygge- og installasjonsbransjen. Symbrio håndterer hele innkjøpsprosessen fra artikkelsøk og prissammenligning til fakturering og attestering.
Prosjektlederen oppretter bestillingene sine i innkjøpssystemet via en Internett-oppkobling. Symbrio kommuniserer med leverandørene enten via EDI eller via et webgrensesnitt.
Bestilt materiale leveres neste dag med mindre det treffes beslutninger om noe annet. Bestillinger som opprettes utenfor systemet, f.eks. via telefon eller fra hentelager, legges enkelt inn i systemet av leverandørene, noe som gjør at all innkjøpsinformasjon blir samlet i systemet.
 

Integrasjon

Symbrio kan integreres med brukerens øvrige systemer, for eksempel forretnings-, kalkyle- og vedlikeholdssystemer. Leverandører som har en EDI-kobling, kan også integrere ordresystemene sine i Symbrio. Da håndteres bestillingene automatisk, og dermed effektiviserer man også leverandørens ordremottak. En overveiende majoritet av alle innkjøp skjer i dag mot EDI-tilknyttede leverandører.
 

Implementering

På Bravida har et titalls personer, fra montører til den øverste ledelsen for innkjøp, deltatt i forarbeidet og implementeringsfasen. Prosjektet er drevet av innkjøpspersonalet istedenfor IT-personalet og er hele tiden holdt innenfor de opprinnelige rammene.

Foruten det tekniske arbeidet er det lagt stor vekt på å få brukerne delaktige i prosessen. Det er blitt prioritert å vise prosjektlederne hvordan Symbrio skaper forutsetninger for bedre forretninger. Samtlige prosjektledere har deltatt i opplæring i én eller to dager.

Resultat for Bravida

En overveiende majoritet av Bravida Sveriges totale transaksjonsvolum foregår i dag via Symbrio. Omkring 1800 brukere benytter systemet daglig. Hele innkjøpsprosessen fra bestilling til attestering skjer online. Dette har ført til store interne effektiviseringer. Hele verdikjeden fra leverandør til montør er effektivisert, noe som har ført til lavere innkjøpspriser. Systemet er i dag i drift over hele Skandinavia.
 

Resultat for leverandører

Ettersom Bravidas bestillinger skjer direkte til leverandørens forretningssystem, effektiviseres ordrehåndteringen for leverandøren. Alle parter i verdikjeden tjener på at ressurser frigjøres på denne måten. Ved å koble seg til Symbrio får leverandørene dessuten en utmerket anledning til å eksponere seg for hele Bravidas organisasjon.


Lars Korduner,

innkjøpssjef, Bravida

Sosiale medier